La réduction des coûts est une volonté commune à toute entreprise. Il en va de sa santé et de sa compétitivité sur le marché. Les moyens pour y parvenir sont nombreux mais la gestion des dépenses est primordiale. Quels en sont les enjeux, les leviers et les gains ?
Les enjeux de la gestion des dépenses
Un des premiers enjeux consiste en la réduction des dépenses sans impact opérationnel et la réalisation d’économies d’échelle.
Ensuite, il est important de faciliter le suivi des dépenses dans un environnement complexe, ce qui permet précisément la vision globale des dépenses avant leur engagement. Les budgets doivent être prédéfinis, en même temps que des rapports complets et compréhensibles : ces précautions sont essentielles pour le suivi en temps réel des risques, des décaissements…
Parmi les entreprises :
- 78 % dépassent régulièrement leur budget
- 79 % n’ont pas de vue sur les dépenses « franc-tireur »
- 71 % manquent d’informations pour profiter des économies d’échelle
- 81 % ne gèrent pas suffisamment leurs contrats
- 92 % n’ont aucune anticipation de l’impact de leurs dépenses quand elles les engagent
Les leviers de la gestion des dépenses
- Des budgets opérationnels : il faut veiller à la continuité entre l’élaboration budgétaire et le reporting. Des logiciels de gestion vous épaulent dans le contrôle électronique des budgets, l’identification de l’impact d’une dépense avant validation, la gestion quotidienne des limites budgétaires et leur intégration dans les décisions.
- Des processus optimisés : vérifiez si les procédures en place sont efficaces et surtout si les employés les connaissent, les respectent et les appliquent. Automatiser ces processus au sein de votre entreprise passe souvent par la dématérialisation, la décentralisation, un guide utilisateurs et une information homogène.
- Des contrôles réguliers : une entreprise peut profiter des économies d’échelle en anticipant les besoins et en renforçant la fonction achats. L’évaluation objective des fournisseurs, les audits, la traçabilité et les KPIs ne doivent pas être négligés dans le processus achats. La mise en oeuvre de contrôles réguliers contribue à l’efficience de la société par la maîtrise de l’impact des dépenses et des achats au sein de l’entreprise.
- Un reporting performant : un reporting fiable et aisément compréhensible est déterminant dans votre gestion des dépenses. Chacun des acteurs doit être précisément informé pour participer au processus décisionnel. Des statistiques globales permettent d’améliorer les processus, d’identifier les dysfonctionnements, d’optimiser votre trésorerie ou d’accroître votre capacité de négociation.
Les gains de la gestion des dépenses
Les gains d’une bonne gestion des dépenses sont de deux types :
- les gains directs représentent 3% à 6% des dépenses gérées + les opportunités. Vous supprimez les dépenses inutiles en restreignant les dépenses « dispensables » et dépensez enfin la juste valeur.
- Les gains indirects s’élèvent à hauteur de 10 € à 60 € par dépense traitée. Vous accédez alors à une gestion efficace des dépenses. Sachant que les coûts moyens de traitement manuel d’une dépense varient entre 54 € et 73 €, gardons en tête que 5 % de réduction des coûts indirects = 10 % de hausse du résultat net.
La gouvernance des dépenses repose sur une stratégie qui vise à assurer la légitimité de chaque dépense engagée. Elle permet à l’entreprise d’explorer de nouveaux potentiels de croissance en dégageant des ressources financières par un programme de réduction des coûts sans impacter sa capacité à bien fonctionner. Elle favorise enfin la responsabilisation des employés et leur appropriation des objectifs de réduction des coûts.
par Tom Dewaele – Costumer Success Manager
