L’optimisation des achats publics ne se limite pas à la gestion des marchés publics. Depuis le recensement des besoins jusqu’à la validation des factures, elle est devenue incontournable au sein des établissements publics.
Les 3 enjeux de l’optimisation des achats publics
La première motivation de l’optimisation des achats publics est financière. En effet, la volonté de réduire le déficit public, et donc, à terme, le poids de la dette, induit à la fois la réduction et la pertinence des dépenses.
La conformité juridique est également au cœur de la réflexion entourant le processus d’achat public. Cette notion est très importante puisqu’elle a initié la professionnalisation du secteur ainsi que la création de métiers périphériques dans le secteur public autour de cette problématique.
Enfin, l’essor de la notion de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) dans les années 1990, et surtout de son corollaire public décrit dans la norme ISO 26000 de 2010, a obligé les organisations à inclure dans leurs critères d’achats, des critères environnementaux et sociaux.
Tous ces paramètres rendent les achats publics complexes. C’est pourquoi il est intéressant d’observer comment les organisations tempèrent entre contraintes juridiques et économiques afin d’optimiser la commande publique.
Une réorganisation nécessaire avant informatisation des procédures
L’informatisation des procédures requiert des précautions. Lorsque l’on parle de gestion informatique des différentes phases de l’achat public, nous constatons que le niveau d’équipement en outils est très important en matière de gestion des marchés publics et de passation des commandes.
Mais il doit aller de pair avec la maîtrise et la récurrence de ces étapes de l’achat. Avant toute dématérialisation d’un processus, il est nécessaire que les services soient organisés de manière à le traiter de façon performante.
Pour illustrer notre propos, prenons l’exemple de la politique de relation avec les fournisseurs. L’importance des achats susceptibles d’être traités par simple demande de devis justifie que ces derniers soient orientés vers des fournisseurs offrant une prestation performante selon divers critères (prix, critères techniques, respect des délais, etc..). Il existe des outils pour évaluer les prestataires.
Cependant, pour exploiter ce type de dispositif, il est nécessaire de sortir d’une vision purement juridique de l’achat. Ainsi, il est indispensable de disposer d’un acheteur ou d’avoir mis en place un référent achats pour rencontrer les fournisseurs, fixer les critères d’évaluation et poser un regard technique sur la qualité de la prestation.
Sans cela, l’utilisation d’un outil informatisé ne parviendra pas à accroître la performance de l’achat ni à réaliser le gain de temps initialement prévu. C’est avant tout l’organisation mise en place pour superviser toutes les phases du processus achats qui permettra, à terme, d’en dématérialiser la gestion.
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par Timothée Simoens – Marketing Manager
