PRODUCT FICHE

EPM beheert de volledige cyclus van uw uitgaven : vanaf de aanvraag, via het genereren van een bestelbon voor uw leveranciers, tot en met de ontvangst van de goederen of diensten. Hierbij wordt integratie van de facturen in uw boekhouding, het beheer van de betalingen, tot zelfs het inventariseren van uw goederen met behulp van barcodes voorzien.

Rode draad : de modules van EPM

De werking van EPM steunt steeds op budgetten en workflows, en integreert de volgende elementen :

Essentiële onderdelen

• Budgetten : A priori zichtbaarheid op het budget en maximum traceerbaarheid : een betrouwbaar beheer dat de procedures volledig respecteert
• Workflows : Automatische goedkeuringscircuits : transparantie en snelheid

BENEFITS FICHE

EPM beantwoordt een algemene nood aan automatisering, het brengen van structuur, controle en flexibiliteit in de aanpak van uitgavenbeheer.

Compliance, het respecteren van budgetten, performantie, verminderen van kosten, dematerialisatie en respect voor het milieu zijn zeer actuele onderwerpen waarvoor EPM een antwoord biedt. Het gebruik van best practices brengt een strategische controle van uw kosten en uitgaven met zich mee :

Beheer uw budget

De budgettaire impact is duidelijk en wordt in rekening gebracht vanaf de eerste aanvraag. Een a priori controle van uw budget gaat vooraf aan iedere bestelling, zo worden overschrijdingen en onaangename verrassingen tijdens het boekjaar vermeden. Deze automatische controle gebeurt opnieuw in elke stap in het proces en geeft u vertrouwen, comfort, visibiliteit en traceerbaarheid op elk moment en voor iedere gebruiker.

Een simpel en duidelijk gedetailleerd overzicht is beschikbaar binnen elke stap.

Terug

Beter beheer van Aankopen en Uitgaven

Uw aankopen worden gerealiseerd in functie van het budget, waarvan het peil op ieder moment voor iedereen zichtbaar is. Dit maakt het makkelijk prioriteiten te stellen. Processen worden beter beheerd, termijnen gerespecteerd, onnodige acties vermeden en opportuniteiten onmiddellijk gedetecteerd.

Procedures worden gerespecteerd en « Maverick » bestellingen of uitgaven geïdentificeerd. De aankopers hebben een globaal zicht op de aanvragen. Het systeem voegt vergelijkbare aanvragen samen en helpt hen zo betere voorwaarden te verkrijgen.

Terug

Reduceren van kosten

EPM verbetert het beheer van uw uitgaven ingrijpend. Uw ROI wordt onmiddellijk bereikt door :

• Onmiddellijke vermindering van aanvragen voor uitgaven. Het responsabiliseren en transparantie door EPM doen het aantal aanvragen dalen, wat belangrijke besparingen
• Verminderen van uitgaven. Een betere beheersing van uw noden, volumes, en contractgegevens geven u een voordeel bij het negocieren van betere voorwaarden, en helpen u bestellingen te rationaliseren.
• Verminderen van de behandelingskosten van uw uitgaven. Het verdwijnen van "hard-copy" dankzij de dematerialisatie (workflow, scanning,...), het sneller verhandelen van informatie dankzij automatisatie, het elimineren van dubbele ingaves en fouten, kunnen een belangrijke administratieve tijdswinst betekenen.
• Optimaliseren van uitgaven. Voorkennis hebben van het geheel van uw noden staat u toe echte prioriteiten te stellen, in lijn met de vooropgestelde budgetten. De meest pertinente uitgaven worden gekozen, en indien u toch beslist boven budget te gaan, kan u dit op een weloverwogen manier doen.
• Het plannen van uitgaven over meerdere jaren helpt u uw thesaurie te optimaliseren.

Terug

Responsabiliseren van uw medewerkers

Door de doorgedreven zichtbaarheid van de financiële impact van hun uitgaven, gaan de gebruikers zich bewust worden van hun verantwoordelijkheid voor het budget. Ze hebben autonoom toegang tot de toestand van hun uitgaven.

De samenhang van het bedrijf en de betrokkenheid van de gebruikers wordt zo vergroot. Onze ervaring vertelt ons dat dit een soort autocensuur met zich meebrengt, wat op zich een onmiddellijke ROI kan betekenen.

Terug

Reporting

Een duidelijke, bruikbare en begrijpelijke rapportering voor de gebruiker geeft op elk moment een optimale visibiliteit van de processen (Business Activity Monitoring) en een financiële opvolging over meerdere assen (organisatie, project, aard,...) die aangepast zijn aan de wensen en de noden van de gebruiker.

De financiële impact van de al dan niet gerealiseerde aanvragen, of die nu reeds goedgekeurd zijn of niet, bevinden zich in uw rapporten. Dit geeft u tot één jaar voorsprong in vergelijking met de traditionele boekhoudingsrapporten.

Het systeem levert statistieken met globaal overzicht die u toestaan uw processen te verbeteren, uw thesaurie te optimaliseren en u helpen bij onderhandelingen met leveranciers.

Terug

Audit - Compliance

Onze tools zorgen voor transparantie en het respecteren van alle processen. De regels (SOX...) worden gerespecteerd.

Alle verrichtingen worden geregistreerd en zijn dus beschikbaar bij een audit. Het geheel van uw lopende uitgaven inclusief bestellingen en contracten zijn gekend.

Met een navigator vindt u alle gedematerialiseerde documenten terug. Vanuit een vaste activa fiche kan u de factuur terugvinden, de bestelling zien, het ontvangstdocument, eventueel contracten en prijsoffertes consulteren of simpelweg de goedkeuringen en bijhorende documenten nakijken.

Terug

Gebruiksvriendelijk en snel geaccepteerd door de nieuwe gebruiker

Onze softwares zijn uiterst parametriseerbaar en het resultaat van een nauwe samenwerking tussen u en onze consultants. Onze systemen zijn dan ook aangepast aan uw noden, uw processen en uw eindgebruikers.

Het doel van EPM is het automatiseren van uw bestaande procedures, niet deze te vervangen. De schermen zijn aanpasbaar per gebruikersprofiel. Zo heeft de gebruiker makkelijk toegang tot zijn favorieten, zijn takenlijst en zijn alerters. Het gevolg is dat de gebruiker snel en makkelijk de voordelen van het systeem ziet en het dus met alle plezier gaat gebruiken.

Terug

Gedecentraliseerd beheer

Processen en documenten zijn gedematerialiseerd. Dit type beheer biedt een groot voordeel voor bedrijven met meerdere sites of met medewerkers op het terrein.

De lokale verantwoordelijken beschikken over de nodige informatie om de juiste beslissingen te nemen. Ze kennen de status van hun budget, ze kunnen kadercontracten raadplegen, en documenten nakijken. Deze autonomie gaat gepaard met een totale transparantie voor de hoofdzetel.

De centrale verantwoordelijken hebben een duidelijk samengevat zicht op alle noden en kunnen rechtstreeks in het proces tussenkomen. Weg met verloren documenten, dubbele ingaves, faxen en emails tussen sites. Gedaan met het informeren naar de status van een of andere bestelling of van een of ander factuur.

Terug

Download het document of Contacteer ons

USERS FICHE

EPM : welke voordelen voor uw functie binnen uw organisatie?