FICHE PRODUIT

EPM - gestion des dépenses et achats gère le traitement électronique complet du cycle des dépenses, depuis l'identification du besoin en passant par la génération de bons de commandes fournisseurs, la réception des biens ou services ainsi que l'intégration des factures dans la comptabilité et la gestion des paiements, jusqu'à l'inventaire des biens par code barre.

Fil rouge : les modules d'EPM - Gestion des dépenses et achats

La mise en oeuvre d'Expenditure Performance Management s'appuie toujours sur les budgets et les workflows, et intègre tout ou partie des éléments suivants :

Les composantes essentielles d'EPM - Gestion des dépenses et achats

• Budget :visibilité a priori du budget et traçabilité maximale : gestion en toute confiance et en respect total des procédures
• Workflows : les circuits d'approbation automatisés : transparence et rapidité

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FICHE BENEFICES

EPM répond à un besoin générique d'automatisation, de structuration, de contrôle et de flexibilité dans l'approche de la gestion des dépenses.

Compliance, respect des budgets, performance, réduction des coûts, dématérialisation et respect de l'environnement sont autant de problèmatiques hautement actuelles auxquelles EPM apporte une réponse. La mise en place de bonnes pratiques est votre atout pour un contrôle stratégique de vos coûts et dépenses :

Maîtrise budgétaire

Dés sa demande initiale, l'impact budgétaire d'une dépense est pris en compte. Un contrôle a priori de votre budget précède toute commande, évitant tout dépassement et mauvaises surprises pendant l'exercice comptable. Ce contrôle automatique se répète à chaque étpae du processus et procure confiance, confort, visibilité et traçabilité à tout moment et pour tout utilisateur.

A chaque étape, une situation simple, claire et détaillée est disponible.

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Meilleure gestion des dépenses/achats

Les achats sont réalisés en fonction des budgets, dont l'état est à tout moment visible par tous. Les priorités sont ainsi aisément établies. Les processus sont mieux gérés, les délais respectés, les opérations inutiles évitées, les opportunités immédiatement détectées.

Les autorités sont respectées et les dépenses ou commandes "francs tireurs" sont identifiées. Les acheteurs ont une vue d'ensemble des demandes. Le moteur d'agrégation les aide à négocier les meilleures conditions.

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Réduction des coûts

EPM Gestion des dépenses et achats vous permet d'accroître la performance de vos dépenses de manière très significative. Votre ROI est rapidement atteint par :

• La réduction directe des demandes de dépenses. Grâce à la responsabilisation et la transparence, vous constaterez rapidement une surprenante baisse de la demande, donc d'importantes économies.
• La réduction des dépenses. Une meilleure maîtrise des besoins, des volumes, des données
• La réduction du coût de traitement des dépenses. La disparition du support papier grâce à la dématérialisation (workflow, scanning...), le traitement des encodages et des erreurs, l'accès à l'information procurent un gain de temps considérable au niveau administratif.
• L'optimisation des dépenses. La connaissance a priori de l'ensemble des besoins vous permet de gérer les vraies priorités, dans le respect du budget que vous vous êtes fixé. La vision des dépenses sur plusieurs années vous aide à optimiser votre trésorerie.

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Responsabilisation des collaborateurs

Les utilisateurs ont plus fortement conscience de leur responsabilité sur le budget, l'impact financier étant directement visible par tous. Ils ont un accès autonome au suivi de leur demande.

La cohésion d'entreprise et l'implication des collaborateurs en sont renforcées. L'expérience montre que cette responsabilisation induit une autocensure des dépenses qui à elle seule justifie le projet.

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Reporting

Des reporting clairs, compréhensibles par l'utilisateur auquel ils sont destinés donnent à tout moment une visibilité optimale des processus en cours (BAM Business Activity Monitoring), et un suivi financier multi-axe (organisation, projets, nature etc.) adapté à la fonction de l'utilisateur.

L'impact financier des dépenses demandées mais non encore acceptées, de celles acceptées mais non encore payées et de celles réalisées est présenté dans vos rapports, ce qui vous donne jusqu'à un an d'avance par rapport à vos états traditionnellement issus de la comptabilité.

Des statistiques globales permettent d'améliorer les processus, d'identifier des dysfonctionnements, d'optimiser votre trésorerie ou d'accroître votre capacité de négociation.

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Audit - Compliance

Sécurité que tous les processus ont bien été respectés, en toute transparence. Les réglementations (e.a. Sarbanes-Oxley) sont respectées. Tous les événements sont identifiés, enregistrés et auditables.

L'ensemble des dépenses en cours dont les commandes ou les contrats sont parfaitement connues.

Dématérialisés, tous les documents sont accessibles depuis un navigateur. Depuis la fiche d'une bien immobilisé, vous pouvez identifier la facture, visualiser la commande, le PV de réception, éventuellement consulter le contrat, les offres de prix ou tout simplement vérifier les approbations ou les justifications du demandeur.

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Prise en main aisée et familiarisation rapide par tous les utilisateurs

Hautement paramétrables, nos progiciels sont le résultat d'une étroite collaboration entre vous et nos consultants. Nos systèmes sont adaptés en fonction de vos besoins, vos processus et des utilisateurs finaux.

L'objectif d'EPM Gestion des dépenses et achats est l'automatisation des procédures en place et non leur remplacement. Les écrans sont adaptés et paramétrables selon le profil de l'utilisateur. Leurs favoris, leur liste de tâches, leurs alerteurs facilitent leur travail. Résultat : les utilisateurs reconnaissent immédiatement l'avantage des traitements plus rapides et plus fluides, de l'accès au suivi, sans être déstabilisés.

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Gestion décentralisée

Les processus et les documents sont dématérialisés. Ce type de gestion est un atout de taille pour les organisations disposant de plusieurs sites ou pour les employés de terrain.

Les responsables locaux disposent des informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions. Ils connaissent leur situation budgétaire, ils peuvent consulter les contrats cadres, vérifier les documents. Cette autonomie s'accompagne d'une totale transparence pour le siège central.

Les fonctions centralisées interviennent directement dans les processus. Elles ont une vue agrégée sur l'ensemble des besoins. Fini les documents perdus, les doubles encodages, les fax et autres emails entre les sites. Fini les demandes d'information pour connaître le statut de telle demande ou de facture.

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FICHE USERS

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