KARTEI PRODUKTE

EPM verwaltet die komplette elektronische Verarbeitung des Ausgabenzyklus, von der Bedarfsidentifizierung und der Abwicklung der Bestellscheine der Zulieferer, über die Waren- oder Dienstleistungsannahme und die Integration der Rechnungen in die Buchhaltung und Zahlungsverwaltung, bis hin zum Wareninventar durch Barcodes.

Der rote Faden : die EPM-Module

Der Einsatz von Expenditure Performance Management stützt sich stets auf die Budgets und Workflows und integriert die folgenden Elemente ganz bzw. teilweise:

Die wesentlichen Bestandteile

• Budget : apriorische Sichtbarkeit des Budgets und maximale Rückverfolgbarkeit: zuverlässige Verwaltung bei absoluter Einhaltung der Prozeduren
• Workflows : automatisierte Bewilligungskreisläufe: Transparenz und Schnelligkeit

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KARTEI VORTEILE

EPM bietet Antworten für einen allgemeinen Bedarf an Automatisierung, Strukturierung, Kontrolle und Flexibilität bei der Ausgabenverwaltung. Compliance, Budgeteinhaltung, Leistung, Kostenreduzierung, Digitalisierung und Umweltschutz sind alles hoch aktuelle Probleme, für die EPM eine Lösung bietet. Die Einführung von Good Practices ist Ihre Trumpfkarte bei der strategischen Kontrolle Ihrer Kosten und Ausgaben::

Budgetkontrolle

Die budgetären Auswirkungen einer Ausgabe werden bereits bei ihrer ursprünglichen Beantragung berücksichtigt. Eine vorherige Kontrolle Ihres Budgets geht jeder Bestellung voraus, wodurch jegliche Budgetüberschreitungen oder unangenehme Überraschungen während des Rechnungsjahres verhindert werden. Diese automatische Kontrolle wird bei jeder Vorgangsetappe wiederholt und sorgt so jederzeit und bei allen Nutzern für Vertrauen, Komfort, Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit.

Für jede Etappe steht eine einfache, klare und detaillierte Statusbeschreibung zur Verfügung.

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Bessere Verwaltung von Einkauf/Ausgaben

Einkäufe werden dem Budget entsprechend durchgeführt, dessen Zustand jederzeit für alle sichtbar ist. So können bequem Prioritäten gesetzt werden. Die Vorgänge werden besser verwaltet, Fristen eingehalten, überflüssige Operationen verhindert und gute Gelegenheiten sofort erkannt.

Die jeweiligen Zuständigkeiten werden respektiert und „willkürliche“ Ausgaben oder Bestellungen können identifiziert werden. Käufer haben einen Gesamtüberblick über die Bestellungen. Der Motor zur Informationsgruppierung hilft ihnen dabei, die günstigsten Bedingungen auszuhandeln.

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Kostenreduzierung

EPM ermöglicht Ihnen die Leistung Ihrer Ausgaben ganz erheblich zu verbessern. Ihr ROI wird schnell erreicht, durch:

• Direkte Reduzierung der Ausgabenanträge. Dank der Verantwortlichmachung und der Transparenz werden Sie schnell eine überraschende Abnahme der Bestellungen und damit erhebliche Einsparungen feststellen.
• Reduzierung der Ausgaben. Eine bessere Kontrolle von Bedarf, Volumen und Daten.
• Reduzierung der Kosten der Ausgabenbearbeitung. Die Abschaffung des Papiers als Informationsträger dank der Digitalisierung (Workflow, Scanning, usw.), die Bearbeitung von Eingaben und Fehlern und der einfache Zugang zu Informationen sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis im administrativen Bereich.
• Optimierung der Ausgaben. Eine apriorische Kenntnis des gesamten Bedarfs ermöglicht es Ihnen, die wahren Prioritäten zu bearbeiten, ganz unter Einhaltung des von Ihnen festgelegten Budgets. Die Ausgabenplanung über mehrere Jahre hilft Ihnen dabei, Ihre Liquiditätslage zu optimieren.

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Dem Benutzer wird Verantwortung übertragen

Die Nutzer sind sich ihrer Verantwortung dem Budget gegenüber bewusster, da die finanziellen Auswirkungen für alle direkt sichtbar sind. Sie verfügen über direkten Zugang zur Bearbeitung ihres Antrags.

Unternehmenskohäsion und das persönliche Engagement der Mitarbeiter werden so gestärkt. Die Erfahrung zeigt, dass diese Verantwortlichmachung eine Selbstzensur der Ausgaben nach sich zieht, was allein bereits eine ausreichende Rechtfertigung des Projektes darstellt.

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Reporting

Klare, für den angesprochenen Nutzer verständliche Reportings geben jederzeit eine optimale Sichtbarkeit der laufenden Vorgänge (Business Activity Monitoring) und eine mehrachsige Überwachung der Finanzen wider (Organisation, Projekte, Art, usw.), die der jeweiligen Funktion des Nutzers angepasst wird.

Die finanziellen Auswirkungen der beantragten, aber noch nicht bewilligten Ausgaben, der akzeptierten, aber noch nicht bezahlten und der durchgeführten Ausgaben werden in Ihrer Buchhaltung mit bis zu einem Jahr Vorauszeit im Vergleich zu Ihren herkömmlichen, aus dem Rechnungswesen hervorgehenden Haushaltsplänen aufgeführt.

Globale Statistiken sorgen für verbesserte Vorgänge, helfen Funktionsstörungen zu identifizieren, Ihre Liquiditätslage zu optimieren oder Ihre Verhandlungsmöglichkeiten zu steigern.

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Audit - Compliance

Die Sicherheit, dass alle Vorgänge bei vollkommener Transparenz korrekt berücksichtigt wurden. Richtlinien (Sarbanes-Oxley, usw.) werden befolgt. Alle Vorkommnisse wurden identifiziert, aufgezeichnet und sind auditierbar.

Alle laufenden Ausgaben sind betroffen, deren Bestellungen oder Verträge komplett bekannt sind.

Durch die Digitalisierung sind alle Dokumente über einen Navigator zugänglich. Ausgehend von der Kartei einer Sachanlage können Sie die dazugehörige Rechnung identifizieren, die Bestellung oder den Annahmeschein ansehen, eventuell den Vertrag einsehen, Preisangebote einholen oder ganz einfach Bewilligungen oder Begründungen des Antragsstellers überprüfen.

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Komfortable Anwendung und schnelle Einarbeitung für alle Nutzer.

Unsere vielfaltig anpassbare Softwarepakete sind das Ergebnis einer engen Zusammenarbeit zwischen Ihnen und unseren Fachberatern. Unsere Systeme passen sich Ihren Bedürfnissen, Ihren Vorgängen und Ihren Anwendern an.

Das Ziel des Expenditure Performance Management ist die Automatisierung der bestehenden Vorgänge und nicht deren Ersetzung. Die Displays passen sich dem jeweiligen Nutzerprofil an und sind parametrierbar. Ihre Favoriten, Ihre Aufgabenlisten und Warnhinweise erleichtern Ihre Arbeit. Ergebnis: die Nutzer erkennen unverzüglich den Vorteil einer schnelleren und flüssigeren Bearbeitung und des Zugangs zur Weiterverfolgung von Daten, ohne dass es ihren Arbeitsablauf stört.

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Dezentralisierte Verwaltung

Vorgänge und Dokumente werden digitalisiert. Diese Art der Verwaltung ist ein erheblicher Vorteil für Betriebe, die über mehrere Standorte verfügen oder für Mitarbeiter im Außendienst.

LDie vor Ort Verantwortlichen verfügen über die notwendigen Informationen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Sie kennen ihre Budgetlage, sie können die Rahmenverträge einsehen, Dokumente überprüfen. Diese Autonomie wird von einer totalen Transparenz für den Firmensitz begleitet.

Die zentralisierten Funktionen greifen direkt in die Abläufe ein. Sie haben eine gruppierte Übersicht über den gesamten Bedarf. Endlich keine verlorenen Dokumente, doppelten Eingaben, Faxe und E-Mails zwischen den verschiedenen Firmenstandorten mehr. Informationsanfragen, um den aktuellen Stand eines Antrages oder einer Rechnung zu erfahren, gehören der Vergangenheit an.

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KARTEI NUTZER

EPM: welche Vorteile ergeben sich für Ihre Funktion innerhalb Ihres Betriebes?