Depuis plusieurs années, la gestion des achats indirects est considérée comme une source de performance pour les entreprises. On appelle « achats indirects », tous les produits et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner mais qui n’entrent pas directement dans le cœur de sa prestation.
Au sein de cette catégorie, il existe une famille d’achats très souvent peu optimisée au sein des entreprises : les achats sauvages. Pourtant, adopter une démarche appropriée pour maitriser ces achats « ad hoc » permettrait à l’entreprise de réaliser des économies.
Les achats sauvages, une catégorie des achats indirects
Au sein des entreprises, le service achats a optimisé les processus de la majorité des achats indirects (prestations de voyage, de nettoyage, de restauration, fournitures bureautiques et informatiques, …). Cependant, on peut constater que les achats sauvages ne sont pas maitrisés alors qu’ils représentent 20% du volume des achats indirects.
Les achats sauvages (aussi appelé achats ad hoc) sont les produits dont une entreprise a besoin de façon ponctuelle et irrégulière pour faire face à des événements du quotidien tels que du sel pour le parking s’il neige, des équipements provisoires pour les intérims, … L’approvisionnement de ces produits se font généralement dans l’urgence auprès de fournisseurs différents, ce qui provoque très souvent un manque de contrôle des entreprises sur ces achats.
Conséquences des achats sauvages sur la performance de l’entreprise
Les achats sauvages représentent que 20% des achats indirects. Pourtant en 2017, 61% des acheteurs considèrent que ce type d’achats demande plus de temps de gestion et donc de coûts que les autres catégories d’achats indirects (par exemple : augmentation du coût des achats en raison de l’absence de négociation et de la non prise en compte du TCO).
En effet, derrière chaque produit commandé de manière occasionnelle se cache des dizaines de fournisseurs à gérer, des centaines de factures à traiter et des milliers de livraisons à réceptionner. De plus, dans les entreprises, surtout multi-sites, la commande de ce type de produit se fait auprès de nouveaux fournisseurs, voire même en grande surface remboursé par note de frais. Le contrôle des achats sauvages est donc très fastidieux pour les Directions des Achats.
Cela représente donc une perte très importante de temps, d’argent et de compétitivité pour l’entreprise.
Comment maitriser efficacement les achats sauvages en entreprise ?
Dématérialiser le processus de la commande achats (de la prise de commande à la facturation) permet de diminuer les coûts de la gestion des achats sauvages.
En effet, le digital permet de mettre en place, en interne, des catalogues avec un nombre de produits quasi-illimités. Ainsi, d’une part, les utilisateurs peuvent trouver les produits souhaités au sein d’un même endroit et le service achats peut remplacer les multiples fournisseurs par un fournisseur de référence, auprès duquel il peut concentrer les volumes et donc négocier une remise de prix.
La digitalisation du processus commande des achats sauvages permet à l’entreprise d’avoir une vision globale de la consommation et de remarquer que certains achats considérés comme « sauvages » sont en réalité commander de manière assez régulière.
L’intégration d’une solution digitale pour optimiser les processus de ces achats ad hoc répond à l’état souvent urgente de la demande. Grâce à un logiciel e-achat, le département achats peut gérer ses commandes et ses stocks en temps réel et peut rapidement demander le produit souhaité au fournisseur.
Cependant, mettre en place ces solutions digitales pour rationaliser efficacement les achats sauvages ne suffit pas, il est important de mettre en place une stratégie relationnelle en interne pour susciter l’adhésion.
Optimiser la gestion des achats sauvage : 3 avantages substantiels
La maitrise des achats sauvages grâce à la dématérialisation des processus apportent trois types de gains à l’entreprise :
- Economique : intégrer cette nouvelle gestion des achats sauvages à la stratégie achats de l’entreprise permet une baisse moyenne des coûts liés à ces achats de 30 à 50%
- Environnemental : utiliser le digital permet de réduire l’usage du papier et permet d’optimiser le système des livraisons.
- Social : optimiser la gestion des achats sauvages permet de réduire le temps de travail et donc de réinvestir ce temps dans des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le service achats. De plus, on peut considérer que la gestion des processus de ces achats permet à l’utilisateur d’avoir des produits/biens de meilleure qualité.
La dématérialisation de la gestion des achats sauvages est un enjeu de taille pour les entreprises. Si les entreprises de plus de 250 salariés entreprenaient une telle démarche, ce sont des milliers d’euros qui pourraient être économisés.
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par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
